Preparar e planejar uma reunião muda tudo
Reuniões online ou presenciais fazem parte do nosso dia a dia, não importa o tamanho do negócio. Elas ajudam a cadenciar o ritmo da empresa e são imprescindíveis para uma boa gestão e uma execução efetiva. Quando as reuniões são produtivas, é possível melhorar a comunicação, o engajamento do time e o desenvolvimento como um todo.
Na Valente entendemos que ao planejar com cuidado cada encontro, caminhamos com mais consciência e consistência.
Pensar uma reunião pode parecer que toma tempo, mas na nossa experiência, percebemos que nem é tanto tempo assim e que o resultado vale muito! As pessoas saem mais confiantes de reuniões que foram planejadas. Para apoiar suas reuniões a serem mais nutritivas e produtivas, separamos quatro elementos que podem apoiar esse processo.
Conteúdo e objetivo
Uma reunião pode ter caráter informativo, de acompanhamento, compartilhamento ou pode ser convocada para alguma tomada de decisão. Entender o objetivo da reunião é fundamental para que ela seja produtiva. Quanto mais delimitada for a pauta, mais fácil não se perder dela.
Interação
Ao convidar os participantes, o ideal é que cada um tenha condição de contribuir com os temas que serão discutidos. Pensar nas condições do local e nos materiais que vão ser necessários, também apoia para que as interações aconteçam de forma mais fluida. No caso de reuniões online, cuidados e lembretes para que todos tenham acesso a fones de ouvido e webcams pode ajudar com a interação e presença.
Processos e procedimentos
É interessante pensar qual o papel de cada um, por exemplo, quem vai convidar as pessoas, quem vai cuidar para que a reunião esteja dentro da pauta e do cronograma; se a reunião vai ter ata, quem vai ser responsável por ela. Esse alinhamento prévio dos processos e papéis evita desencontro de informações.
Avaliação
Abrir um espaço no final da reunião para uma avaliação é uma oportunidade rica para o desenvolvimento. É na avaliação que podemos identificar o que ajudou e o que atrapalhou o processo e também ter um termômetro de como cada um está saindo do encontro. Sabemos que nem sempre é fácil colocar mais um assunto na pauta e por isso é interessante adaptar. Por exemplo, quando nós estamos em reuniões mais curtas ou com muitos integrantes, pedimos para que cada um fale em uma palavra (ou poucas) como estão saindo da reunião.
Na Valente, sempre buscamos promover conversas claras que expandem as possibilidades, assim é possível criar um espaço mais amplo de possibilidade para os negócios.
Se quiser conhecer mais sobre como ampliar a visão do seu negócio, fale com a gente.
Fonte: Formação com base antroposófica do Programa Germinar.